Bewerbungen über das Internet können auf zwei Wegen durchgeführt werden: Neben dem Versand der Unterlagen per E-Mail arbeiten viele Unternehmen inzwischen mit Online-Assessment-Centern, die es ihnen erleichtern eine Vorauswahl der Bewerber zu treffen. Bereits 70 bis 80 % der Bewerbungen laufen mittlerweile über das Internet, weiß Karriereberaterin Svenja Hofert im Gespräch mit der Wochenzeitung Die Zeit zu berichten.
Die Online-Bewerbung erleichtert sowohl für Bewerber als auch für Unternehmen das Bewerbungsverfahren. Unternehmen können Online-Bewerbungen besser archivieren und filtern – besonders, wenn sie mit einem Online-Assessment-Center arbeiten. Für Bewerber lohnt sich die digitale Form der Bewerbung vor allem in finanzieller Hinsicht, da die Kosten für Porto und Bewerbungsmappe entfallen.
Sorgfalt hat oberste Priorität
Doch bei der Online-Bewerbung ist Vorsicht geboten! In keinem Fall sollte der Bewerber dem Irrglaube aufsitzen, dass eine Bewerbung über das Internet schneller oder gar leichter zu bewerkstelligen ist als eine Bewerbung auf Papier. Für beide Formen gelten dieselben Standards.
Besonders bei Bewerbungstools dürfen sich Bewerber nicht dazu verleiten lassen, dem Usus des Internets zu folgen und Groß- und Kleinschreibung zu unterschlagen, in Umgangssprache abzurutschen oder durch die Verwendung eines Telegrammstils auf Höflichkeitsformen zu verzichten. Ebensowenig haben Abkürzungen und Akronyme etwas in einer Bewerbung zu suchen.
Auch bei der Online-Bewerbung gilt daher: Sorgfalt ist das oberste Gebot, denn jeder Fehler ist ein Minuspunkt. Doch leider schleichen sich bei Online-Bewerbungen eher Rechtschreibfehler ein als bei Bewerbungen auf dem Papier. Daher ist jeder Bewerber am besten beraten, wenn die Bewerbung ausgedruckt und nach ein paar Tagen erneut überprüft wird. Auf diese Weise lässt sich sicherstellten, dass das Dokument fehlerfrei ist. Außerdem lohnt es auch immer, eine zweite Person über den Text schauen zu lassen. Mögliche Formfehler oder merkwürdige Formulierungen fallen Außenstehenden eher auf als denen, die die Bewerbung verfasst haben.
Anschreiben und Lebenslauf
Ob online oder per Post – das Anschreiben folgt in beiden Fällen denselben Standards. Worüber die Meinungen allerdings auseinandergehen, ist die Frage, ob das Anschreiben direkt in der Mail stehen sollte oder doch besser im Anhang mitzuschicken ist. Hier gibt es unterschiedliche Empfehlungen und de facto entscheidet die persönliche Vorliebe Empfängers darüber, was besser ankommt.
Auch der Lebenslauf sollte wie bei einer herkömmlichen Bewerbung strukturiert werden. Das Foto gehört rechts oben in das Dokument. Das für ausgedruckte Bewerbungen typische Deckblatt hingegen (mit Foto und Kontaktdaten des Bewerbers) empfiehlt sich nur, wenn auf dem Lebenslauf kein Platz für die Kontaktdaten ist. Ansonsten kann es bei der Online-Bewerbung ganz weggelassen werden.
Eine richtige Unterschrift ist inzwischen kein Muss mehr. Es bietet sich aber an seinen Schriftzug einzuscannen. Ist der Scan allerdings zu pixelig, sollte man besser davon absehen ihn unter sein Anschreiben zu setzen.
Vorsicht vor diesen Fallstricken!
Zwar lässt sich die Online-Bewerbung unkomplizierter und schneller erstellen als die ausgedruckte Variante, doch birgt sie einige Besonderheiten, die nicht zu unterschätzen sind, sonst werden Dateigröße, Layout oder E-Mailadresse schnell zu möglichen Fallstricken.
Unübersichtliche Bewerbung
Obwohl die Betreffzeile geradezu prädestiniert dafür ist, die genaue Stellenbezeichnung mit Kennziffer dort anzugeben, betiteln viele Bewerber ihre E-Mail lediglich mit „Bewerbung“. Wer hingegen die Betreffzeile schon mit der genauen Bezeichnung befüllt, kann sicher sein, dass seine Unterlagen auch bei der verantwortlichen Person landen.
Und egal, ob man das Anschreiben nun direkt in die Mail setzt, oder als Dokument anhängt: Auf jeden Fall sollte man bereits in der Mail seien Kontaktdaten angeben. So erleichtert man den Personalern die Kontaktaufnahme, da sie sonst zunächst den gesamten Anhang nach den erforderlichen Daten durchsuchen müssten.
Datei zu groß
Auch wenn die traditionelle Bewerbungsmappe langsam von der Bildfläche verschwindet, sollten die Unterlagen auch online in einem Dokument zusammengefasst werden. So bleibt die Bewerbung strukturiert und Personaler müssen nicht fünf Dateien einzeln öffnen. Wer dennoch mehrere Dateien verschickt sollte diese auf jeden Fall klar benennen. Allerdings muss man dabei darauf achten, dass die Datei nicht zu groß wird. Als Richtwert gelten etwa 3 Megabyte für die kompletten Unterlagen, die nicht überschritten werden sollten.
Eine zu große Datei bringt zum einen das Problem mit sich, dass sie zu lange geladen werden muss, bis sie sich öffnen lässt, außerdem landen zu große Dateien häufig gleich im Spam-Ordner.
Verschobenes Layout
Auch wenn die Bewerbung auf dem eigenen PC noch mit einem wunderbaren Layout glänzte, kann es passieren, dass der Empfänger ein vollkommen zerrupftes Dokument erhält. Das passiert insbesondere, wenn sich die Betriebssysteme von Sender und Empfänger unterscheiden. Eine Formatierung der Dokumente ins pdf-Format des Acrobat Readers beugt solchen Unfällen vor. Eine pdf-Datei bleibt so erhalten, wie sie abgespeichert wurde, unabhängig von dem Computer, mit dem sie geöffnet wird.
Ein weiterer Vorteil des pdf-Formats: Die Dateien sind nicht so groß. Die Gefahr die 3 Megabyte zu überschreiten ist relativ gering.
Am besten ist man aber immer beraten, wenn man zunächst eine Testmail an jemanden aus dem Freundeskreis verschickt. So lässt sich überprüfen, ob die Unterlagen auch nach der Versendung noch so aussehen wie davor.
Die persönliche E-Mailadresse
Auch wenn sie nur als Mittel zum Zweck dient, sollten Bewerber darauf achten, dass sie ihre Unterlagen von einer seriösen E-Mailadresse aus abschicken. Nichts falsch machen kann man mit einer Adresse, die aus Vor- und Nachnamen besteht. Auf keinen Fall sollte die Adresse des aktuellen Arbeitgebers verwandet werden und auch Adressen mit lustigen Spitznamen sind in der Arbeitswelt höchsten für einen Lacher gut, sie werden einem aber kaum zu der erhofften Stelle verhelfen.
Massenmails
Es mag sich im Internet ja geradezu aufdrängen: Mit einer Mail ganze Massen an Bewerbungen verschicken … Doch jede Mail muss einzeln und individuell abgeschickt werden. Immerhin sollte der Bewerber im Anschreiben seine Motivation genau erklären und ausführen, wie er zu dem Unternehmen gekommen ist und warum er genau dort arbeiten möchte. Bei Massenbewerbungen sind solche Ausführungen nicht möglich.
Bewerbungstools
Besonders die großen Unternehmen arbeiten immer häufiger mit Formularen, die Bewerber online ausfüllen müssen. Bei diesen Formularen werden zum einen Antworten vorgegeben, von denen die Bewerber die passenden anklicken müssen. Auf diese Weise lassen sich Zusatzqualifikationen leicht abfragen und gut kategorisieren.
Zusätzlich gibt es bei diesen Tools auch sogenannte „Freitextfelder“, die der Bewerber nutzen sollte um seine persönlichen Stärken zu präsentieren. Besonderheiten wie Auslandsaufenthalte, Weiterbildungen oder Sonderprojekte sollten hier Erwähnung finden. Die Darstellung in den Freitextfeldern sollte keinen Stickpunkt-Charakter haben sondern so sorgfältig formuliert werden, wie bei einer traditionellen Bewerbung.
Leider bieten die Online-Assessement-Center den Bewerbern kaum gestalterische Möglichkeiten. Sich von der Konkurrenz abzuheben ist bei den vielfach vorformulierten Formularen nicht einfach. Daher ist die Darstellung der Motivation für die Bewerbung besonders wichtig. Der Jobsuchende muss überzeugend ausführen, warum er genau den Job machen möchte und warum er sich ausgerechnet bei diesem Unternehmen bewirbt. Die Herstellung von einem Bezug zwischen Bewerber und Unternehmen kann hier helfen, Türen zu öffnen.
Das Jobportal Stepstone hat eine Checkliste zusammengestellt, anhand der Bewerber überprüfen können, ob sie bei der Bewerbung über das Bewerbungstool auch alles bedacht haben:
- Wurde die gewünschte Position deutlich angegeben? (Evtl. mit Kennziffer und Standort)
- Hat man den richtigen Standort und die richtige Position gewählt?
- Sind alle vorgegebenen Felder ausgefüllt?
- Hat man seine Formulierungen und Rechtschreibung überprüft?
- Wurden alle wichtigen Merkmale für das Stellenprofil im Freitextfeld untergebracht?
- Gibt es unnötige Wiederholungen des Lebenslaufs im Freitextfeld?
- Hat man alle notwendigen Anhänge als pdf hochgeladen?
- Wurden Sonderzeichen verwendet, die möglicherweise beim Empfänger nicht richtig angezeigt werden?
- Hat man die Nutzungsbedingungen gelesen?
- Falls eine Anmeldung erforderlich war: Wurden LogIn und Passwort notiert?
