Wenn in einer Stellenausschreibung steht, dass einer Bewerbung Referenzen beigelegt werden sollen, sind damit sogenannte Empfehlungsschreiben gemeint. Im englischsprachigen Raum gehört das Empfehlungsschreiben oder auch der Empfehlungsbrief – „Letter of Recommendation“ – zu den grundlegende Anlagen einer Bewerbung. Inzwischen ist es auch in Deutschland üblich, nach diesen Referenzen zu fragen.
Unterschiede: Empfehlungsschreiben und Abeitszeugnis
Genau wie das Arbeitszeugnis ist auch ein Empfehlungsschreiben eine Einschätzung des Bewerbers durch einen Dritten. Für Ersteres gelten jedoch strenge Auflagen: Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein wohlwollendes, positiv formuliertes Arbeitszeugnis.
Wenn der Aussteller des Zeugnisses etwas zu bemängeln hat, muss er das ebenfalls positiv ausdrücken. Es gibt eine Art Geheimsprache für Arbeitszeugnisse – was sich gut anhören mag, erkennt der Personaler dann als Kritikpunkt am Bewerber.
Im Empfehlungsschreiben wird auch auf die Persönlichkeit des Kandidaten eingegangen. Das Arbeitszeugnis hingegen widmet sich lediglich den Fähigkeiten und der Arbeitsweise. Das macht den Empfehlungsbrief zur idealen Ergänzung der Anlagen einer Bewerbung.
Wann ein Empfehlungsschreiben notwendig ist
Ein Empfehlungsschreiben kann auch dann angefordert werden, wenn Sie sich für ein Stipendium, ein Praktikum oder einen (Master-) Studienplatz bewerben. Ansonsten profitieren besonders Berufseinsteiger von einer solchen Referenz, da sie womöglich noch nicht viele Arbeitszeugnisse nachweisen können.
Empfehlungsschreiben können den bisherigen Berufsweg aussagekräftig unterstützen. Auch für diejenigen, die eine Beförderung anstreben, ist es empfehlenswert, sich die eigenen Fähigkeiten von einem Fürsprecher zu bescheinigen lassen. Ehemalige Praktikanten, Trainees oder Bewerber, die Erfahrungen bei einem Auslandsaufenthalt gesammelt haben, können ebenfalls mit einem Empfehlungsschreiben punkten.
Referenzschreiben vs. Empfehlungsschreiben
Vor allem ist ein Empfehlungsschreiben jedoch für Freiberufler oder Selbstständige von enormer Gewichtung. Anders als Festangestellte haben sie kein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, weshalb das Schreiben als Referenz besonders wichtig ist.
Anders als Arbeitnehmer, deren Empfehlungsschreiben vom Vorgesetzten oder Chef verfasst werden, können Selbstständige und Freiberufler bei Kunden nach einer Empfehlung bitten. Dabei ist dann die Rede vom Referenzschreiben, das zwar grundsätzlich den gleichen Aufbau wie das Empfehlungsschreiben hat, jedoch keinen direkten Ansprechpartner adressiert. Stattdessen ist ein Referenzschreiben allgemein formuliert.
Der Aufbau des Empfehlungsschreibens
Für das Empfehlungsschreiben gelten deutlich weniger strenge Regeln als für das Arbeitszeugnis. Was aber für die meisten Unterlagen einer Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnis) gilt, ist die Länge von einer Din A4 Seite, die auch der Empfehlungsbrief nicht überschreiten sollte. Lieber ein kurzer, prägnanter Text, als eine zweiseitige Lobesrede – schließlich soll es authentisch bleiben.
- Das Schreiben sollte mit einem herkömmlichen Briefkopf des Verfasssers versehen sein. Auch der Adressat ist mit seiner vollen Postanschrift aufzuführen. Sprich mit Namen, Adresse, E-Mail-Adresse und der Telefonnummer.
- Die Betreffzeile kann beispielsweise wie folgt formuliert werden: „Empfehlungsschreiben für Frau Müller“.
- Im ersten Absatz ist es üblich, dass der Verfasser sich kurz vorstellt.
- Im zweiten Absatz sollte die Art der Zusammenarbeit erläutert werden. Darauf folgt dann eine positive und gleichzeitig möglichst sachliche Beschreibung der Qualifikationen, Erfahrungen und Fähigkeiten des Bewerbers.
- Im letzten Absatz ist Platz für die sogenannten Soft Skillsder jeweiligen. Dabei geht der Verfasser auf positive Charakterzüge und die Persönlichkeit des Kandidaten ein.
- Wichtig für die Authentizität sind Datum und Unterschrift des Verfassers am Ende des Schreibens.
Die richtige Formulierung finden
Alle Eigenschaften und Qualifikationen, auf die der Verfasser eingeht, sollten auf die Stellenausschreibung ausgerichtet sein. Anders als das Referenzschreiben oder das Arbeitszeugnis richtet sich das Empfehlungsschreiben an einen persönlichen Adressaten und sollte deshalb nicht zu allgemein formuliert sein.
Auch die Charaktereigenschaften der entsprechenden Person sollten zu den Anforderungen passen: Während Pünktlichkeit und ein freundlicher Umgang in jedem Unternehmen wichtig sind, gibt es Eigenschaften, die für bestimmte Berufe ausschlaggebend sind. So zum Beispiel Kreativität und Offenheit für einen Job als Mediendesigner.
Um den persönlichen Stil des Empfehlungsschreibens konsequent beizubehalten, sollte es in der Ich-Form verfasst sein, d. h. aus der Perspektive des Verfassers.
Was im Empfehlungsschreiben vermieden werden sollte
Es gibt einige Elemente, die das Empfehlungsschreiben weniger authentisch wirken lassen. Dazu zählt beispielsweise eine Formulierung mit zahlreichen Floskeln, die nach einer unpersönlichen Bewertung klingen und das Schreiben wie eine Massenanfertigung aussehen lassen.
Aber auch eine zu ausladende, übertrieben positive Beschreibung der Person ist nicht glaubhaft. Das sieht eher danach aus, als sei der Verfasser sehr eindringlich um diese Bewertung gebeten worden und nicht so, als habe er sie wirklich gern geschrieben.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass der Verfasser die Qualifikation der entsprechenden Person überhaupt fachlich beurteilen kann. Beispielsweise Online-Referenzen, die sich Mitglieder bei Linkedin oder Xing ausstellen können, zählen zu den weniger authentischen Empfehlungen. Ein Empfehlungsschreiben sollte daher vom Chef, einem Vorgesetzten oder Professoren der Universität verfasst werden.
Ein Empfehlungsschreiben erhalten
Abhängig davon, wofür ein Empfehlungsschreiben gebraucht wird, sollte das Schreiben von einer höhergestellten und authentischen Person ausgestellt werden.
Angestellte sollten die Wahl des Fürsprechers gut bedenken. Wer ein Unternehmen verlassen möchte, aber noch keine Zusage hat, möchte sich oft nicht ausgerechnet an den direkten Vorgesetzten wenden. In einem solchen Fall kann es sinnvoll sein, beispielsweise einen ehemaligen Chef aus einer anderen Abteilung um ein Empfehlungsschreiben zu bitten. An den direkten Vorgesetzten sollte man sich nur dann wenden, wenn ein absolutes Vertrauensverhältnis besteht.
Für Freiberufler und Selbstständige gilt: bitten vorzugsweise einen ausgesprochen zufriedenen Kunden um ein Referenzschreiben. Gehen Sie dabei ganz offen auf Kunden zu und fragen Sie, ob das abgeschlossene Projekt zu deren Zufriedenheit fertiggestellt wurde und ob sie Ihnen das schriftlich ausformulieren würden. Wenn Sie eine Referenz beispielsweise auf Ihrer Online-Seite veröffentlichen möchten, brauchen Sie eine schriftliche Einverständniserklärung des Verfassers.
Formalien bei der Verfassung des Schreibens beachten
Um authentische Empfehlungsschreiben herausgeben zu können, sollten ein paar Formalien eingehalten werden. So sollte ein Empfehlungsschreiben beispielsweise auf dem Firmenbriefpapier verfasst werden – das erhöht die Glaubwürdigkeit und verleiht dem Schreiben seinen offiziellen Charakter.
Einer Bewerbung sollten darüber hinaus nicht mehr als drei Empfehlungsschreiben beigelegt werden. Auch hier gilt: Qualität vor Quantität. Es geht nicht darum, mit besonders viele Empfehlungen hervorzustechen. Wichtiger ist es, mit aussagekräftigen Empfehlungen punkten zu können, um zu zeigen, dass man der perfekte Kandidat für die ausgeschriebene Stelle ist.
Fazit zu Empfehlungen und Referenzen
Neben dem Arbeitszeugnis ist für Angestellte zunehmend auch ein Schreiben mit Empfehlungen des ehemaligen Vorgesetzten von Vorteil. Hierbei handelt es sich um eine klare Fürsprache für einen Angestellten, die nicht durch vorformulierte Phrasen – wie im Arbeitszeugnis üblich – codiert wird. Die Schreiben helfen insbesondere Berufseinsteigern und können auch von Ausbildern oder Professoren an der Uni erstellt werden.
Auch für Freiberufler und Selbstständige sind solche Schreiben wichtig. Hierbei handelt es sich um sogenannte Referenzen, die von Kunden erstellt werden, die zufrieden mit der Arbeit sind und eine Empfehlung aussprechen möchten. Referenzen können mehrfach genutzt werden und sind nicht an einen konkreten Empfänger gerichtet.
Auch für Selbstständige gilt: Gerade in der Anfangszeit können solche Schreiben enorm helfen, um den Kundenkreis zu erweitern und Bekanntheit zu erlangen. Daher ist es grundsätzlich sinnvoll und wichtig, sich bei zufriedenen Kunden nach der Ausstellung einer Referenz zu erkundigen.
Häufig gestellte Fragen zum Empfehlungsschreiben
Ein Empfehlungsschreiben ist besonders geeignet für Freiberufler und Selbstständige, sowie für Berufseinsteiger, die (noch) kein Arbeitszeugnis vorlegen können. Es kann aber auch ergänzend zu einem Arbeitszeugnis sinnvoll sein.
Ein Empfehlungsschreiben wird in der Regel an Mitarbeiter ausgestellt. Aussteller solle hier ein Vorgesetzter sein, damit das Schreiben möglichst authentisch ist. Von Referenzen oder auch Referenzschreiben spricht man bei Freiberuflern oder Selbstständigen. Diese Schreiben werden nicht von Vorgesetzen ausgestellt, sondern von zufriedenen Kunden. Insbesondere zu Beginn einer Selbstständigkeit, ist es hilfreich, einige Referenzen zu haben, um so seinen Kundenstamm ausbauen zu können. Referenzen sind außerdem nicht an eine bestimmte Person gerichtet, wie es bei einem Empfehlungsschreiben der Fall ist, sondern beschreiben besondere Leistungen und Tätigkeiten, die die jeweilige Person erbracht hat.
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, was in einem Empfehlungsschreiben stehen sollte. Anders als bei einem Arbeitszeugnis, das positiv formuliert sein muss, können Empfehlungsschreiben und Referenzen komplett frei und ohne Vorgaben verfasst werden. Gleiches gilt auch für die Verfassung eines solchen Schreibens, während Arbeitgeber verpflichtet sind, ein Arbeitszeugnis auszustellen, basiert ein Empfehlungsschreiben auf Freiwilligkeit, das heißt, es ist dem Verfasser tatsächlich ein Anliegen, die jeweilige Person tatsächlich auch zu empfehlen.
Ein solches Schreiben kann prinzipiell von jedem verfasst werden, der mit der entsprechenden Person zusammengearbeitet hat. Allerdings gilt zu bedenken, dass der Status des Referenzgebers entscheidend auf die Authentizität des Schreibens wirkt. Daher ist es sinnvoll einen ehemaligen Vorgesetzte oder den Professor an der Universität um ein Empfehlungsschreiben zu bitten und nicht unbedingt den Kollegen.
Referenzschreiben hingegen werden nicht von Vorgesetzten verfasst, sondern von Kunden, die über die Arbeit und Leistungen berichten.
Auch wenn ein Empfehlungsschreiben inhaltlich frei gestaltet werden kann, gelten einige Formalia, an die sich der Referenzgeber halten sollte, damit das Schreiben authentisch bleibt. So sollte das Schreiben in Ich-Form verfasst werden, weil der Verfasser als Referenzgeber für die jeweilige Person zu verstehen ist. Enthalten sein sollten ein Briefkopf mit den Angaben zum Verfasser, Formalia wie das Datum, Name und Anschrift des Adressaten und ein Betreff (Empfehlungsschreiben für XXX). Im Text selbst sollte sich der Verfasser kurz vorstellen und sein Verhältnis zu der Person, über die das Schreiben ist, erläutern. Wichtig ist auch eine kurze Erwähnung, warum das Arbeitsverhältnis etc. nicht weiter besteht, denn immerhin spricht man sich ja für die Person aus. Danach sollte man darüber informieren welche Tätigkeiten ausgeübt wurden und warum die Qualifikation so herausragend ist. Dabei ist es sinnvoll auf besondere Erfolge einzugehen, die erreicht wurden. Alle Erwähnungen sollten jedoch immer einen Bezug zu der neuen Stelle haben, auf die sich beworben wird. Nennenswert sind auch noch Soft Skills. Das Schreiben an sich sollte dabei jedoch nicht allzu lang sein und nicht über eine DIN A4-Seite hinausgehen. Abschließen sollte das Schreiben eine Unterschrift.
Keinen guten Eindruck macht ein Schreiben, wenn es mit zu vielen Floskeln verfasst wurde, hier entsteht schnell der Eindruck, dass das Schreiben keine individuelle Empfehlung, sondern um eine Mustervorlage ist. Auch zu übertriebenes Lob kann sich negativ auswirken und das Schreiben unglaubwürdig ausfallen lassen. Entscheidend ist auch, dass der Aussteller eines solchen Schreibens in einer Position ist, in der er die Person ausreichend und umfassend beurteilen und somit auch empfehlen kann.
