Manche Firmen bieten ihren Mitarbeitern anstelle einer Gehaltserhöhung einen Firmenwagen / Dienstwagen an. Ein Firmenwagen kann in der Regel auch privat genutzt werden; das gilt nicht nur für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, sondern auch für alle anderen privaten Unternehmungen. Doch wer den Dienstwagen privaten nutzen möchte, erhält einen geldwerten Vorteil, der versteuert werden muss. Die Steuerpflicht entfällt auf den Teil des Wagens, der für private Zwecke genutzt wird. Bei der Ermittlung dieses Anteils hilft der Firmenwagenrechner.
Dienstwagenrechner: Fahrtenbuch und Pauschalversteuerung
Führen Nutzer von Firmenwagen kein Fahrtenbuch mit dem die private Nutzung des Dienstwagens pro Kilometer ermittelt wird, folgt die Berechnung des geldwerten Vorteils gesetzlich festgelegten Werten. Es wird eine pauschale Versteuerung von 1 Prozent des Brutto-Listenpreises des Wagens herangezogen (Wichtig: Bei diesem Preis handelt es sich um den Neupreis des Wagens im Inland).
Für Elektrofahrzeuge gilt seit Januar 2019 eine verminderte Versteuerung. Die Kfz-Steuern wurden im Januar 2019 für Elektrofahrzeuge halbiert und Anfang 2020 sogar nochmal um die Hälfte reduziert, so dass für die private Nutzung eines e-Dienstwagens inzwischen nur noch 0,25 Prozent des Listenpreises verrechnet werden. Für Hybrid-Fahrzeuge gilt der verminderte Satz nur, wenn die Reichweite des E-Motors bei mindestens 40 Kilometern liegt oder die Kohlendioxidemission nicht über 50 Gramm pro Kilometer geht.
Auswirkungen auf den Nettolohn
Aus dem ermittelten geldwerten Vorteil und Ihrem Bruttolohn berechnet der Firmenwagenrechner außerdem das reduzierte Nettoeinkommen. So lässt sich ganz einfach nachvollziehen, welchen Einfluss der Firmenwagen auf Ihren Nettolohn hat.
Vorteile durch einen Firmenwagen
Selbstständige nutzen in der Regel nur ein Fahrzeug für alle ihre Fahrten, Arbeitnehmer dürfen den Dienstwagen auch für ihre Privatfahrten einsetzen, wie für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz oder für Urlaubsreisen. Um den TÜV, die Versicherung oder Werkstatt-Termine müssen sie sich nicht kümmern. Ebenso müssen sie nicht ein Auto aus dem eigenen Einkommen bezahlen. All das sind geldwerte Vorteile, die versteuert werden müssen. Das Fahrzeug bleibt Eigentum des Arbeitgebers, bei Selbstständigen gehört er zum Firmenvermögen und unterliegt der betrieblichen Abschreibung.
Dienstwagen Rechner: Was kostet die private Nutzung eines Dienstwagens?
Es gibt zwei Möglichkeiten der Berechnung des geldwerten Vorteils beim Dienstwagen: das Fahrtkostenbuch und die 1 Prozent Regelung (Listenpreisregelung). Die pauschale Versteuerung mit 1 Prozent darf nur für Fahrzeuge angesetzt werden, wenn diese überwiegend (mehr als 50 %) betrieblich genutzt werden. Dabei gilt die Faustregel: Wenn Sie oft privat mit dem Dienstwagen unterwegs sind, kann seine Nutzung mit der Fahrtenbuchregelung teurer werden. Bei der 1 Prozent Regelung wird pauschal ein Prozent des Listenpreises monatlich versteuert. Der Listenpreis ist die Preisempfehlung des Herstellers zum Zeitpunkt der ersten Zulassung des Fahrzeugs, er gilt ohne Händlerrabatt und auch für Gebrauchtwagen. Hinzu kommt pro Monat eine Pauschale von 0,03 Prozent des Listenpreises pro Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz. Wenn es monatlich weniger 15 Fahrten zur Arbeitsstätte sind, werden nur 0,002 % pro Kilometer vom Listenpreis als geldwerter Vorteil angesetzt. Für Außendienstmitarbeiter kann sich das rechnen, wenn sie eher selten ins Büro fahren.
Selbstständige müssen beachten, dass sie auch die Umsatzsteuer auf 80 % des Betrages nach der 1 Prozent Methode abführen müssen. Diese 1 Prozent Regelung rechnet sich natürlich nur für diejenigen, die den Dienstwagen intensiv privat nutzen. Die zweite Option der Berechnung ist das Fahrtenbuch, das die tatsächlichen Kosten abbildet. Bei einer privaten Nutzung des Dienstwagens unter 50 % ist es vorgeschrieben, bei einer Nutzung über 50 % kann es geführt werden, bringt aber den Nachteil des hohen Aufwandes mit sich: Jede Fahrt ist penibel zu notieren.
Folgende Fakten muss das Fahrtenbuch enthalten:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstände bei Beginn und Ende
- Route und Reiseziel
- Zweck der Fahrt
- Name des aufgesuchten Gesprächspartners (bei Dienstfahrten)
Fahrtenbücher gibt es im Schreibwarengeschäft in Standardausführung, sie müssen bei der Vorlage lückenlos geführt worden sein und alle Seiten aufweisen. Das Finanzamt kontrolliert penibel und anerkennt im Zweifelsfall nicht die Dienstkilometer beziehungsweise rechnet pauschal zuungunsten des Fahrers.
Elektronische Fahrtenbücher
Schon seit einigen Jahren gibt es elektronische Fahrtenbücher, die als finanzamtssicher angepriesen werden, es aber nicht immer sind. Im Zweifelsfall empfiehlt sich eine Rücksprache mit dem Steuerberater. Elektronische Fahrtenbücher sind derzeit noch etwas teurer als ein Navigationsgerät, doch für Außendienstmitarbeiter oder Selbstständige können sie sich lohnen.
Dienstwagen: Juristisches
Arbeitnehmer müssen wissen, dass ihr Arbeitgeber den Dienstwagen zwar stellen, aber seine Privatnutzung vertraglich ausschließen kann. Andererseits ist ein Dienstwagen ein wichtiges Mittel für Arbeitgeber, um gute Mitarbeiter zu binden, umgekehrt können ihn Mitarbeiter alternativ zur Gehaltserhöhung ins Spiel bringen. Manche Arbeitgeber übernehmen die (dienstlichen) Spritkosten, ein Muss ist das aber nicht. Die Zulassung und Kfz-Steuer, Werkstattkosten, Inspektionen, Reifenwechsel und TÜV obliegen jedoch kostenseitig dem Arbeitgeber – selbst wenn sich der Arbeitnehmer um die Erledigung dieser Dinge kümmert. Der Dienstwagen ist stets Eigentum des Arbeitgebers. Dieser kommt daher auch grundsätzlich für Schäden am Fahrzeug auf, allerdings nicht bei Schäden infolge einer Privatfahrt und auch nicht bei Schäden, die der Fahrer grob fahrlässig oder gar vorsätzlich verursacht hat.
Fahrtenbuch bei intensiver geschäftlicher Nutzung
Die Führung eines Fahrtenbuchs empfiehlt sich allen, die ihren Firmenwagen geschäftlich sehr intensiv nutzen. Nur auf diese Weise lässt sich nachweisen wieviel Sie den Dienstwagen privat nutzen. Die Kosten für Abschreibung, Treibstoff und Werkstatt werden bei der Fahrtenbuch-Lösung entsprechend dem tatsächlichen Anteil der privaten Fahrten im Verhältnis zum Anteil der dienstlichen Fahrten aufgeteilt.
FAQ – Häufige Frage:
Die 1 % Regelung ist neben dem Fahrtenbuch eine weitere Möglichkeit, private Fahrten mit einem Firmenwagen zu versteuern.
Arbeitnehmer können die 1 % Regelung uneingeschränkt anwenden. Selbstständige nur, wenn sie das Fahrzeug mindestens zur Hälfte betrieblich nutzen. Eine betriebliche Nutzung ist auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz. Das Finanzamt kann den Nachweis der betrieblichen Nutzung verlangen.
Die 1 % Regelung heißt auch „Listenpreismethode“. Für die Einkommensteuer wird 1 % des Bruttolistenpreises des betreffenden Firmenwagens auf das monatliche Gehalt aufgeschlagen. Es handelt sich bei der Nutzung des Firmenwagen um einen geldwerten Vorteil, der zu versteuern ist. Warum gerade 1 % als Grundlage gewählt wird, hängt mit den üblichen Abschreibungssätzen auf Firmenwagen zusammen. Man geht davon aus, dass der Nutzer des Firmenwagen für die Anschaffung eines eigenen Fahrzeugs in etwa diese Summe monatlich sparen müsste.
Kostet ein Firmenwagen laut Listenpreis 27.000 Euro, muss sein Nutzer monatlich 270 Euro zusätzlich versteuern. Außerdem werden 0,03 Prozent des Listenpreises pro Kilometer der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz versteuert. Damit sind alle Privatfahrten mit dem Firmenwagen abgegolten. Sollte ein Dienstwagennutzer 3.000 Euro brutto verdienen, der Firmenwagen 27.000 Euro gekostet haben und ein Arbeitsweg zusätzlich mit 121,50 Euro versteuert werden, entsteht daraus eine Einkommensteuer von 3.391,50 Euro.
Wer einen Firmenwagen nicht überwiegend beruflich nutzt, muss für den Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Nutzung ein Fahrtenbuch führen. Für Vielfahrer kann sich ein Fahrtenbuch lohnen, und zwar wenn der Privatanteil der Nutzung so gering ist, dass die alternative 1 % Regelung steuerlich ungünstiger ausfallen würde.
Dienstwagennutzer hätten bei überwiegender Nutzung (über 50 % der gefahrenen Kilometer) die Möglichkeit, die 1 % Regelung zu verwenden. Diese wirkt aber nur pauschal, während das Fahrtenbuch den tatsächlichen Anteil einer Privatnutzung des Pkws ermittelt. Wenn ein Fahrer die 1 % Regelung anwendet, kann das Finanzamt einen Nachweis zum Nutzungsumfang verlangen. Ein Fahrtenbuch lohnt sich auch, wenn die Gesamtkosten für einen Firmenwagen niedrig sind, dieser möglicherweise schon abgeschrieben oder gleich als Gebrauchtwagen angeschafft wurde. Wer hingegen als Selbstständiger ein sehr teures Fahrzeug anschafft und damit überwiegend beruflich unterwegs ist, kann steuerlich mit der 1 % Regelung günstiger fahren.
Das Fahrtenbuch zeigt genau an, welche Fahrt dienstlich oder privat unternommen wurde. Der Nutzer muss für die Privatfahrten Einkommensteuer zahlen. Aus diesem Grund ist die Trennung zwischen beruflichen und privaten Fahrten zwingend. Das Führen des Fahrtenbuchs erfolgt durch den Eintrag des Datums und der Abfahrts- und Ankunftszeiten, der Abfahrts- und Ankunftsorte, der Kilometerstände, des Zwecks der Fahrt und der aufgesuchten Gesprächspartner bei Dienstfahrten. Das muss lückenlos und genau erfolgen, das Finanzamt erkennt ansonsten das gesamte Fahrtenbuch nicht an.
Fahrtenbücher werden schon seit geraumer Zeit in elektronischer Form angeboten und auf diese Weise auch vom Finanzamt anerkannt, wenn sie die einschlägigen Vorgaben erfüllen. Auch hier muss eine Manipulation unmöglich sein. Das Führen von Excel-Tabellen oder Ähnlichem genügt diesen Anforderungen ausdrücklich nicht. Mehrere Hersteller bieten inzwischen finanzamtssichere elektronische Fahrtenbücher an.
