Was versteht man unter Betriebsausgaben?
Unter Betriebsausgaben versteht man Ausgaben, die aus der Geschäftstätigkeit des Betriebs heraus entstehen. Sie werden also durch die unternehmerische Arbeit des Betriebs verursacht. Die entstandenen Aufwendungen müssen in einem wirtschaftlichen Zusammenhang zum Betrieb stehen. Sofern Betriebsausgaben als solche anerkannt werden, verringern sie den Gewinn und damit die Höhe der Steuerlast.
Was sind typische Betriebsausgaben?
Die Betriebsausgaben hängen stark vom jeweiligen Geschäftszweck und von der Art der unternehmerischen Tätigkeit ab. Einige Betriebsausgaben sind allerdings typisch und fallen bei fast jeder Firma an.
Dazu gehören zum Beispiel die Materialkosten und die Dienstleistungen, die von einem anderen Unternehmen zur Ausübung der eigenen Betriebsaufgaben zugekauft werden.
- Personal- und Raumkosten
- Versicherungen
- Rechtskosten
- Beratungskosten für Steuerberater
- Ausgaben für das Marketing
- Ausgaben für Büromaterial, Internet
- Zinsen für betriebliche Kredite und Darlehen
Abschreibungen für Investitionen zählen dazu, soweit sie Teil des Anlagevermögens sind.
Es gibt jedoch einige Betriebsausgaben, die vom Finanzamt nicht anerkannt sind: Dazu gehören Geldstrafen oder Zinsen für Steuerhinterziehung, große Spenden sowie außergewöhnlich hohe Betriebskosten.
Wann können Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden?
Kosten, die in steuerlicher Hinsicht anerkannt sind, können einerseits bei der laufenden Geschäftstätigkeit entstehen, andererseits aber auch vor der eigentlichen Betriebseröffnung oder nach dem Ende der Geschäftstätigkeit. Unter Umständen kann man sogar Kosten, die vor mehreren Jahren angefallen sind, als eine Art der vorweggenommenen Betriebsausgabe im Nachhinein noch absetzen.
Solche vorweggenommenen Ausgaben sind zum Beispiel Kosten für Finanzierungen, Notare, die Beratung von Anwälten oder Steuerberatern, Reisekosten oder andere Gründungskosten.
Im Nachhinein lassen sich Kosten absetzen, die als Schuldzinsen oder für Bürgschaftsaufwendungen gezahlt wurden. Wichtig ist, dass die betrieblichen Aufwendungen in einem tatsächlichen, sachlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Unternehmen entstanden sind. Nicht ausschlaggebend für den Abzug ist, ob die Kosten notwendig oder zweckmäßig waren oder ob sie im üblichen und angemessenen Rahmen ausgefallen sind. Es obliegt also der Entscheidung des Unternehmers, ob er Ausgaben als betriebsnotwendig betrachtet.
Warum müssen private und betriebliche Ausgaben getrennt werden?
Aufwendungen, die nur für Ihre private Lebenshaltung anfallen, dürfen nicht als Betriebskosten abgezogen werden. Das gilt auch dann, wenn sie aufgrund Ihrer wirtschaftlichen oder sozialen Stellung entstehen.
Selbst dann, wenn diese Ausgaben zur Förderung Ihrer Tätigkeit angefallen sind, dürfen sie nicht von der Steuer abgesetzt werden. Sofern eine Aufteilung nach objektiven Maßstäben durchführbar ist, müssen gemischte Aufwände für den betrieblichen und den privaten Bereich unbedingt voneinander getrennt werden.
Unter Umständen ist auch eine Schätzung der Kosten möglich, die aus betrieblicher Sicht abzugsfähig sind. Falls eine einwandfrei überprüfbare Trennung zwischen der betrieblichen und der privaten Nutzung nicht möglich ist, dürfen Sie die Kosten nicht abziehen. Typische Kosten, die entweder aufgeteilt werden müssen oder die nicht als betriebliche Kosten anerkannt werden sind etwa Kosten für Kraftstoff, Telefon und für Reisen. Auch Kosten für ein Arbeitszimmer im privaten Haus oder für die Beschaffung von Literatur sind häufig nicht anerkannt, weil keine ordentliche Trennung in betriebliche und private Ausgaben möglich ist.
Wichtig ist die nachvollziehbare Zuordnung zur betrieblichen Nutzung, da private Kosten nicht herangezogen werden dürfen, um den steuerpflichtigen Gewinn und damit die Steuerlast zu verringern.
Was hat es mit der Aufzeichnungspflicht auf sich?
Als Steuerpflichtiger tragen Sie die Beweislast für die Richtigkeit Ihrer Angaben in Ihrer Steuererklärung. Können Sie Ihre Angaben nicht belegen, kann daraus eine Schätzung Ihres betrieblichen Gewinns erfolgen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie alle Ausgaben, die Sie steuermindernd absetzen wollen, mit Kaufbelegen nachweisen können.
Dabei sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Selbständige sind verpflichtet, Unterlagen rund um die Steuererklärung zehn Jahre lang aufzuheben. Um Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie Ihren Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten unbedingt nachkommen.
Zählt die Gewerbesteuer zu den Betriebsausgaben?
Ob die Gewerbesteuer als Betriebsausgabe abgezogen werden darf, ist nicht nur unter Selbständigen sehr umstritten. Bis zum Jahr 2008 durfte die Gewerbesteuer als Betriebsausgabe in Abzug gebracht werden. Durch die Reform der Gewerbesteuer hat man diese Möglichkeit aufgehoben.
Im Jahr 2012 hat das Finanzgericht Hamburg die Zulässigkeit allerdings bezweifelt. Begründet wurde die steuerliche Absetzbarkeit bisher damit, dass Geld, das Sie ausgeben müssen, um Ihre Einnahmen zu generieren, abgesetzt werden darf. Die Gewerbesteuer erfüllt diese Voraussetzung.
Mit der Reform der Gewerbesteuer wurde jedoch entschieden, dass die Gewerbesteuer nicht zwingend nötig sei, um Einnahmen zu generieren. Begründet wurde das mit dem Gebot der Steuergerechtigkeit, nach dem auch die Einkommensteuer als Betriebsausgabe anzuerkennen ist, wenn man dieser Logik folgt.
Bisher hat der Bundesfinanzhof in dieser Fragestellung noch nicht abschließend entschieden. Nach seiner Entscheidung könnte außerdem noch das Bundesverfassungsgericht angerufen werden. Die Finanzämter ergänzen die Steuererklärung deshalb zu diesem Punkt mit einem Vorläufigkeitsvermerk bis zur endgültigen Feststellung durch die Gerichte. Experten gehen davon aus, dass die Nicht-Abziehbarkeit der Gewerbesteuer irgendwann höchstrichterlich bestätigt wird, weil sich die obersten Richter der Argumentation der Steuergerechtigkeit anschließen.
