Bei einer Gründung stellt sich immer auch die Frage, von wo aus gearbeitet wird. Wer ein größeres Unternehmen mit mehreren Angestellten hochzieht, ist natürlich auf die Anmietung von Büroräumen angewiesen, anders sieht es hingehen bei Solo-Selbstständigen und Freiberuflern aus, die keine Angestellten haben und nicht viel Platz für ihre Tätigkeit brauchen. In einem solchen Fall bietet sich die Arbeit im Homeoffice durchaus an, wenn es die Räumlichkeiten der Wohnung oder des Hauses hergeben.
Für Menschen, die zu Hause arbeiten, bringt das Homeoffice auch steuerliche Fragen mit sich: Was kann von den Räumlichkeiten, die zum arbeiten genutzt werden, von der Steuer abgesetzt werden? Die Antwort lautet, wie so oft: Kommt drauf an. Um das Thema Homeoffice und Steuern werden seit Jahren Rechtsstreitigkeiten geführt.
Homeoffice: Eine kurze Definition
Wer im Homeoffice arbeitet, der arbeitet per Definition von Zuhause aus, das heißt es werden Räumlichkeiten der eigenen Wohnung oder des eigenen Hauses als Büroräume genutzt. Hierfür muss keine zusätzliche Miete gezahlt werden, dafür geht durch die Nutzung Wohnraum verloren bzw. ist die Anmietung einer größeren Wohnung erforderlich, um überhaupt vom Homeoffice aus arbeiten zu können.
Vorteile und Nachteile von der Arbeit im Homeoffice
Natürlich hat die Arbeit von Zuhause aus Vorteile und Nachteile. Ein wichtiger Vorteil ist der zeitliche Aspekt: Durch das Einsparen der Anreise und Abreise zu einem Büro kann unter Umständen eine Menge Zeit eingespart werden. Außerdem hat man im eigenen Zuhause mehr Ruhe als man es in einem Co-Working-Space oder in einem Großraumbüro hat. Dieser Aspekt ist natürlich nur für diejenigen relevant, die sich keine eigenen Büroräume mieten würden, sondern ein gemeinsames Büro nutzen müssten.
Nachteilig kann sich auswirken, dass man durch die Arbeit von Zuhause aus weniger Kontakte mit anderen hat. Das gilt insbesondere, wenn man sich alternativ für einen Arbeitsplatz in einem Co-Working-Space entscheiden würde. Hier hat die Möglichkeit, mit interessanten Menschen ist Gespräch zu kommen, die möglicherweise auch Ideen und Kontakte haben, die gerade in der Gründungsphase hilfreich sein können.
Für viele stellt auch die strikte Trennung von Privatleben und Beruf eine Herausforderung dar, wenn im Homeoffice gearbeitet wird. Das Arbeiten im privaten Umfeld führt schnell dazu, dass deutlich mehr gearbeitet wird, weil man ja „mal schnell“ noch etwas erledigen kann. Andrerseits kann das private Umfeld aber natürlich auch von der Arbeit ablenken und dazu führen, dass man weniger schafft, als wenn man in einem klar definierten Arbeitsumfeld ist.
Das Arbeitszimmer
Das heimische Arbeitszimmer von der Steuer abzusetzen, ist nur dann möglich, wenn es sich tatsächlich um ein separates Zimmer handelt, das ausschließlich für die Arbeit genutzt wird. Ein Schreibtisch in der Einzimmerwohnung oder in einem Durchgangszimmer hingegen ist von der steuerlichen Berücksichtigung ausgeschlossen. Das führt zu klaren Nachteilen für alle Menschen, die in kleinen Wohnungen leben und bei denen kein Zimmer zur Verfügung steht und die daher den Küchentisch oder Wohnzimmertisch zum Schreibtisch umfunktionieren müssen.
Änderungen durch das Jahressteuergesetz 2022
Während bis einschließlich 2022 ein Arbeitszimmer auch dann steuerlich abgesetzt werden konnte, wenn die Haupttätigkeit an einem anderen Ort ausgeübt wurde (beispielsweise bei Lehrern oder Dozenten an Universitäten) gibt es ab dem 01.01.2023 nur noch eine Möglichkeit ein Arbeitszimmer steuerlich geltend: Das Arbeitszimmer muss der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit sein und es steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung.
Trifft dieser Fall zu, können sämtliche Kosten unbeschränkt abgesetzt werden. Alternativ gibt es die Möglichkeit, die Kosten nicht exakt zu ermitteln, sondern eine Jahrespauschale zu nutzen, diese liegt im Jahr 2023 bei 1.260 Euro. In den allermeisten Fällen ist die Pauschale jedoch geringer als die tatsächlichen Kosten, daher empfiehlt es sich immer, die exakten Kosten zu ermitteln.
Wichtig: Ein Arbeitszimmer kann nur für die vollen Monate abgesetzt werden, in denen es der Mittelpunkt der Arbeit war. Wer zwischendurch anderswo tätig war, kann diese Monate nicht anrechnen lassen. In einem solchen Fall reduziert sich auch die Pauschale entsprechend um den Anteil der fehlenden Monate.
Homeoffice-Pauschale
Seit Beginn des Jahres 2023 gilt für alle Fälle, bei denen es sich nicht um einen Mittelpunkt-Fall handelt (das heimische Arbeitszimmer also nicht Mittelpunkt der Arbeit ist) die Homeoffice-Pauschale. Nach dieser Regelung kann für jeden Tag, den überwiegend zuhause gearbeitet wird, eine Pauschale von sechs Euro abgesetzt werden. Die maximale Summe liegt hier bei 1.260 Euro im Jahr. Entsprechend können bis zu 210 Homeoffice-Arbeitstage mit der Pauschale abgerechnet werden.
Anders als bei der Regelung für das häusliche Arbeitszimmer gilt bei der Homeoffice-Pauschale übrigens, dass die Pauschale immer genutzt werden kann, auch dann wenn es kein explizites Arbeitszimmer gibt, sondern beispielsweise in einer Arbeitsecke oder nur am Esstisch in der eigenen Wohnung gearbeitet wird.
Die gleichzeitige Nutzung der Homeoffice-Pauschale und das Absetzen eines häuslichen Arbeitszimmer ist nicht möglich.
Voraussetzungen für die Absetzbarkeit eines Arbeitszimmers
Wer seinen beruflichen Mittelpunkt im häuslichen Arbeitszimmer hat, und dieses daher steuerlich geltend machen möchte, muss berücksichtigen, dass es einige Voraussetzungen gibt, damit ein Arbeitszimmer anerkannt wird.
Wie bereits oben erwähnt, muss das Arbeitszimmer der Funktion und Ausstattung nach ausschließlich für die betriebliche Nutzung zur Verfügung stehen, eine Arbeitsecke genügt nicht. Eine private Nutzung des Raumes kommt nur dann in Frage, wenn der Raum nicht mehr als 10 % der Zeit privat genutzt wird. Wichtig ist dabei auch die Einrichtung: Diese muss komplett auf die berufliche Tätigkeit ausgerichtet sein. Ein Sofa, eine Spielecke für Kinder oder Fitnessgeräte nehmen dem Raum den Status als reines Arbeitszimmer.
Wichtig ist darüber hinaus auch eine häusliche Verbindung des Zimmers. Das heißt, der Raum muss zur privaten Wohnung oder zum Haus gehören, dabei kann es sich zwar auch um einen Kellerraum oder Dachboden handeln, nicht aber um Räume, die eine andere Funktion haben, wie beispielsweise Lagerräume oder Heizungskeller.
Welche Kosten für ein Arbeitszimmer geltend gemacht werden können
Bestimmte Kostenpunkte können grundsätzlich für ein Arbeitszimmer geltend gemacht werden. Dazu zählen die Miete, mögliche Darlehenszinsen und Energiekosten sowie Kosten für Reparaturen, Renovierungen, Heizungswartung und Müllabfuhr. Ebenfalls absetzbar sind Versicherungsbeiträge und die Grundsteuer.
Die Kosten für das Arbeitszimmer werden anteilig zum Rest der Wohnfläche berechnet. Sie können allerdings im vollen Umfang erstattet werden, wenn sie ausschließlich für das Arbeitszimmer anfallen, was beispielsweise bei Renovierungen der Fall sein kann.
Die Ausstattung
Anders als ein Arbeitszimmer, das nur unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich absetzbar ist, kann die Ausstattung für die berufliche Tätigkeit immer steuerlich abgesetzt werden. Hier können alle Einrichtungsgegenstände abgesetzt werden, die ausschließlich beruflich genutzt werden. Das gilt auch dann, wenn das Arbeitszimmer an sich nicht anerkannt wird.
Jedes Gerät und jedes Produkt, das man braucht, um seinen Job ordnungsgemäß erledigen zu können, kann man von der Steuer absetzen bzw. über mehrere Jahre abschreiben, unter einer Voraussetzung: Man muss das Objekt selbst gekauft haben und dies mit einer Quittung nachweisen können. Dinge, die vom Arbeitgeber gestellt werden, kann man hingegen nicht absetzen.
Absetzbare Einrichtungsgegenstände
Einrichtungsgegenstände, die steuerlich absetzbar sind, sind beispielsweise Der Computer, der nur oder fast nur beruflich genutzt wird; ebenso alle Peripheriegeräte wie Scanner, Drucker und Co. Außerdem alle Arbeitsmaterialien wie Papier, Tinte, Stifte, Briefmarken und Briefumschläge und alles weitere Material, das sonst noch gebraucht wird.
Auch das Handy kann, wenn man es nur beruflich nutzt, von der Steuer abgesetzt werden, dasselbe gilt für die Mobilfunkkosten. Die Regel ist aber, dass man sowohl das private Handy als auch den privaten Telefon- und Internet-Anschluss für die Homeoffice-Zeit sowohl privat als auch beruflich nutzt. In diesem Fall kann man die anteiligen Kosten (also den Teil, der für die berufliche Nutzung anfällt) steuerlich geltend machen.
Allgemeine Werbungskostenpauschale
Allerdings gesteht das Finanzamt jedem Arbeitnehmer hierfür ohnehin eine Werbungskostenpauschale von 1.000 Euro zu, die automatisch bei der Steuererklärung abgezogen wird. Nur wenn man diesen Betrag deutlich überschreitet macht es Sinn, Belege zu sammeln und sie einzeln abzusetzen. Ansonsten übersteigt der bürokratische Aufwand den Nutzen.
Wenn mehrere Personen ein Arbeitszimmer nutzen
Wird das häusliche Arbeitszimmer durch mehrere Personen genutzt, die jeweils die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllen, so kann jeder für sich die Kosten, die er selbst trägt bis zum Höchstsatz geltend machen. Dieser liegt bei 1.250 Euro für jeden alleine oder – gemeinsam veranlagt – bei 2.500 Euro.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Homeoffice und Steuer
Wer im Homeoffice arbeitet, kann sowohl das häusliche Arbeitszimmer als auch die Einrichtungsgegenstände und die Arbeitsmaterialien steuerlich geltend machen. Wichtig ist hierbei allerdings, dass es einige Voraussetzungen gibt, die eingehalten werden müssend damit Arbeitszimmer und Einrichtungsgegenstände steuerlich berücksichtigt werden.
Ein Arbeitszimmer wird dann vom Finanzamt anerkannt, wenn der Raum ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt wird. Eine private Nutzung zu mehr als 10 % ist nicht erlaubt. Diese Regelung benachteiligt klar Menschen, bei denen kein zusätzlicher Raum zur Verfügung steht und die beispielsweise ihr Schlafzimmer auch als Arbeitszimmer nutzen müssen. Bei der Regelung gilt auch, dass die Einrichtung der beruflichen Tätigkeit entsprechen muss. Einrichtungsgegenstände wie eine Schlafcouch, Fitnessgeräte oder Kinderspielsachen sind nicht zulässig und machen aus einem Arbeitszimmer privaten Wohnraum. Außerdem sollte das Arbeitszimmer so liegen, dass es genügend Ruhe für die berufliche Tätigkeit bietet, ein Durchgangszimmer wird daher oft nicht als Arbeitszimmer Anerkannt. Wichtig ist auch eine häusliche Verbindung des Raums an die privaten Wohnräume. Genutzt werden dürfen dabei auch Keller- oder Dachbodenräume, solange diese keinen anderen Zweck erfüllen (nicht zulässig sind beispielsweise Lagerräume oder ein Heizungskeller als Arbeitszimmer).
Wichtig: Grundsätzlich gilt für alle, die ein Arbeitszimmer geltend machen möchten: Dies ist nur möglich, wenn das Zimmer der Mittelpunkt der beruflichen Beschäftigung ist und es keinen anderen Arbeitsplatz gibt.
Die Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers durch mehrere Personen ist zulässig. Jede Person kann dabei die für sie anfallenden Kosten in vollem Umfang geltend machen, sofern die Voraussetzungen für die Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers für sie erfüllt sind. Ehepaare, die beide im Home-Office arbeiten können dabei getrennt oder gemeinsam veranlagt werden. Die Pauschale liegt hier bei 1.250 Euro im Jahr bzw. bei gemeinsamer Veranlagung bei 2.500 Euro im Jahr.
Die Homeoffice-Pauschale besagt, dass für jeden Tag, den im Homeoffice gearbeitet wird, eine Pauschale von sechs Euro abgesetzt werden kann. Wichtig ist dabei, dass die Arbeit an einem solchen Tag überwiegend zuhause stattfindet. Die Pauschale ist auf maximal 1.260 Euro angesetzt, das heißt es können bis zu 210 Tage im Homeoffice von der Steuer abgesetzt werden. Der Vorteil der Homeoffice Pauschale: Sie kann von allen genutzt werden, die im Homeoffice arbeiten. Dabei ist unwichtig, ob es ein Arbeitszimmer gibt, oder die Arbeit am Küchentisch, etc. ausgeübt wird.
Wer ein Arbeitszimmer steuerlich geltend macht, kann nicht auch zusätzlich die Homeoffice-Pauschale nutzen. Hier gilt ein entweder-oder. Wichtig ist, dass die Homeoffice-Pauschale auf die Werbungskostenpauschale angerechnet wird. Diese liegt 2023 bei 1.230 Euro. Eine größere Steuerentlastung bringt daher immer die Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers. Wer hier also die Wahl hat, sollte sich für die Absetzung der Kosten des Arbeitszimmers und gegen die Pauschale entscheiden.
