Ordnungsgemäße Rechnung – Checkliste und Vorlage

Anders sieht das bei Leistungen für Privatpersonen aus, hier besteht keine grundsätzliche Rechnungspflicht. Dennoch sollten Verbraucher generell auf einer Rechnung bestehen, falls es später Gründe für eine Reklamation gibt oder auch als Nachweis für die Steuererklärung.

Ordnungsgemäße Rechnung: Rechnungen im Zusammenhang mit einem Grundstück

Wurden Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht, sind Unternehmer allerdings auch bei Privatpersonen verpflichtet eine Rechnung auszustellen und das innerhalb von sechs Monaten sonst droht eine Geldbuße bis zu 5.000, – €.

Rechnung, Zahlungsbeleg und andere beweiskräftige Unterlagen müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden, sofern eine steuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit dem Grundstück bezogen wurde. Diese Regelung soll Schwarzarbeit und die damit zusammenhängende Steuerhinterziehung so weit wie möglich eindämmen. Erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde, beginnt auch die Zweijahresfrist! Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann mit einer Geldstrafe von 500, – € geahndet werden. Die leistenden Unternehmen sind jedoch dazu verpflichtet, den Kunden in der Rechnung selbst noch einmal auf diese Pflicht hinzuweisen.

Tatsächlich gilt diese Regelung auch für Personen, die nicht Eigentümer eines Grundstückst sind. D. h.: Werden in einer Mietwohnung die Fenster geputzt, sind die Mieter in der Pflicht, die Rechnung über die erbrachte Leistung entsprechend zwei Jahre aufzuheben.

Leistungen, die im Privatbereich im Rahmen haushaltsnaher Dienstleistungen erbracht wurden, können von Privatpersonen steuerlich geltend gemacht werden. Das betrifft zumindest bestimmte Posten auf der Leistung, daher sollten diese einzeln auf der Rechnung vermerkt werden.

Elektronische Rechnung oder auf dem Papier?

In der Regel werden Rechnungen auf Papier und per Post versendet, doch mit Einzug des elektronischen Zeitalters werden sie zunehmend auf elektronischem Weg übermittelt. Dieses Verfahren verlangt jedoch zumindest die formlose Zustimmung des Rechnungsempfängers.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden auch die Regeln für elektronische Rechnungen grundlegend gelockert. Spezielle technische Übermittlungsverfahren sind inzwischen nicht mehr erforderlich, sofern der Empfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt. Rechnungen können so bspw. als E-Mail, pdf- oder Textdatei, per Serverfax oder Web-Download zugestellt werden. Grundsätzlich muss allerdings die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Digitale Signaturen hingegen müssen inzwischen nicht mehr angewendet werden.

Für die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist allerdings eine Besonderheit zu beachten: Die Aufbewahrung als Papierausdruck ist nicht zulässig sondern es ist eine elektronische Speicherung notwendig. Während der Aufbewahrungsfrist (i. d. R. 10 Jahre) müssen die elektronischen Rechnungen auf einem Datenträger gespeichert werden, auf dem keine Änderungen vorgenommen werden können.

Eine andere Form der elektronischen Rechnung ist die Übermittlung per Telefax. Damit diese Rechnungen für den Vorsteuerabzug anerkannt werden, wird vorausgesetzt, dass sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger den Ausdruck in Papierform aufbewahren.

Gutschriften oder self billing invoice

Eine Gutschrift im umsatzsteuerrechlichten Sinne ist ebenfalls eine Rechnung. Allerdings wird sie vom Leistungsempfänger oder einem durch den Leistungsempfänger beauftragten Dritten ausgestellt.

Eine Gutschrift muss ausdrücklich als eine solche bezeichnet sein. Alternativ zur deutschen Bezeichnung sind auch die jeweiligen Sprachfassungen anderer europäischer Amtssprache gültig wie bspw. das englische „self-billing“. Dies gilt allerdings nur, wenn diese Formulierung auch im gemeinsamen Mehrwertsteuersystem (MwStSystRL, Art. 226, Nr 10a) in der jeweiligen Sprachfassung für den Begriff „Gutschrift“ verwendet wird.

Soll mit Gutschrift abgerechnet werden, muss dies bereits vor der Abrechnung zumindest formlos vereinbart werden. Für Gutschriften gilt, dass die angegebene Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer diejenige des Leistungsbringers sein muss und nicht die des Unternehmers, der die Gutschrift erteilt. Die fortlaufende Nummer hingegen ist vom Gutschriftenaussteller zu vergeben.

Geltende Fristen

Zu welchem Zeitpunkt ein Unternehmer eine Rechnung ausstellt, steht ihm nicht völlig frei. Generell gilt eine Frist von sechs Monaten, in denen die Rechnung gestellt werden kann. Wer diese Frist nicht einhält, begeht eine Ordnungswidrigkeit und muss mit einem Bußgeld bis 5.000, – € rechnen.

Für Rechnungen gilt prinzipiell eine Aufbewahrungsfrist. Sowohl gestellte Rechnungen als auch Rechnungen, die Unternehmer erhalten haben, müssen über 10 Jahre aufbewahrt werden. Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit Ende des Ausstellungsjahres zu laufen.

Ordnungsgemäße Rechnung: Allgemeine Pflichtangaben

Nur wenn alle Pflichtangaben aufgeführt sind, sind Unternehmen zu dem ihnen zustehenden Vorsteuerabzug berechtigt. Nachträgliche Korrekturen und Vervollständigungen machen den Abzug erst zum Zeitpunkt der Änderung möglich.

Pflichtangaben auf Rechnungen über 150, – € brutto (gemäß § 14 UStG):

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder Art/Umfang der sonstigen Leistung
4. Rechnungsdatum
5. Zeitpunkt der Lieferung/sonstigen Leistung

1. Nettobetrag für die Lieferung/sonstige Leistung
2. Steuersatz (z. Zt. 19 % oder 7 %) oder Hinweis auf Steuerfreiheit (in deutscher und der jeweiligen Landessprache des Rechnungsempfängers)

1. Umsatzsteuerbetrag in Euro
2. Bruttobetrag
3. Fortlaufende Rechnungsnummer (Möglichkeit der Kombination von Zahlen und Buchstaben)
4. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
5. Entgeltminderung wie Rabatte, Skonti, etc., die im Voraus vereinbart wurden
6. Hinweis auf die 2 Jahre geltende Aufbewahrungspflicht (bei Leistungen an Privatpersonen die im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht wurden).

Pflichtangaben auf Rechnungen über Beträge bis 150, – € brutto (gemäß § 33 UStDV):

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung oder Art/Umfang der sonstigen Leistung
3. Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
4. Steuersatz (z. Zt. 19 % oder 7 %) oder Hinweis auf Steuerfreiheit (dafür genügt i. d. R. ein Hinweis auf den Grund wie bspw. eine innergemeinschaftliche Lieferung)
5. Ausstellungsdatum

PDF zum Download: Checkliste ordnungsgemäße Rechnungen